כיצד לארגן באופן יעיל את מרחב העבודה
אלכסנדרה סבינה
רוב היום אנחנו מבלים בעבודה, בין אם במשרד או במשרד הביתי. עם זאת, לעתים קרובות אנו להקריב לנוחות שלנו לעתים נדירות לחשוב על איך המרחב סביבנו משפיע עלינו. אם נדמה לך שאין לך זמן והם שקועים בערימות של חובות, ייתכן שהנושא נמצא בערימה לא מסודרת של ניירות על השולחן, שם אי אפשר למצוא שום דבר. אנו חולקים טיפים שיעזרו לכם לארגן טוב יותר את מקום העבודה שלכם כדי לעבוד בצורה יעילה יותר.
להיפטר עודף
לפני שתתחיל לארגן מחדש את מקום העבודה, אתה צריך לזרוק את כל מיותר. גם אם אתה עובד באופן פרודוקטיבי יותר על שולחן טמא, להיפטר מה לא מביא שום טוב לא יזיק. זה חל על הכל: ניירות עבודה, נייר מכתבים, וכל דבר אחר - לנסות לעשות את המינימום הדרוש. לזרוק החוצה בדם קר מה לא עוזר לך בעבודתך: כמה דברים בלתי נשכח ואת התמונה האהובה על מסגרת לא יפריע, אבל אם הם הרבה יותר גדול, הם יכולים לקחת חלק רציני של משטח העבודה.
ניקוי האביב כל כמה חודשים ולשמור על ניקוי קבוע. בחר את לוח הזמנים הנוח ביותר עבור עצמך (לדוגמה, 15 דקות בסוף כל יום עבודה או שעה ביום שישי) ו מקל על זה - זה יהיה קל יותר לשמור על הסדר, ומסמכים וניירות לא יצטברו על השולחן. וכדי להיפטר מיותר זה היה קל יותר, תמיד לשמור על פח האשפה ליד השולחן. בנוסף, בסוף היום כדאי לנגב את השולחן עם בד אנטיבקטריאלי.
להתמודד עם מסמכים ומסמכים
בואו נהיה כנים: נייר - המקור העיקרי של אשפה על שולחן העבודה. ולמרות שאנחנו עובדים איתם פחות ופחות, אין כמו חברות רבות אשר עברו לחלוטין לניהול מסמכים אלקטרוניים כפי שהוא יכול להיות. כדי להתמודד עם הזרימה היה קל יותר, על השולחן אתה יכול לקבל שני מגשים או שתי תיקיות - בהתאם למספר המסמכים שאתה צריך להתמודד עם. בראש ובראשונה, עליך להוסיף כל דבר חדש: יישומים לחתימה, מכתבים שלא נפתחו וכדומה. בשני, עליך לשלוח את המסמכים שבהם הסתכלת ושצריך לטפל בהם מאוחר יותר - כך שלא יישאר דבר ללא תשומת לב.
עבור מסמכים שאתה לא צריך להתמודד עם עכשיו, אבל אתה עדיין צריך לשאת איתך, עדיף יש מערכת אחסון מסוימת. זה לא חייב להיות תיקיות מוכרות: אם אין לך הרבה מקום על השולחן, אתה יכול לנסות לתלות מגשים מיוחדים (למשל, לאחסן עיתונים) על הקיר. הערות קטנות, הערות ותזכורות במקום לוח השעמום משעמם יכול להיות תלוי על רשת מיוחדת. מסמכים חשובים במיוחד ניתן לסרוק המאוחסנים על עותק המחשב.
שקול את מערכת קיצורי דרך ואת המלטה - אולי זה יהיה מספיק בשבילך פשוט לחתום על תיקיות, או אולי זה יהיה שימושי כדי לסמן אותם עם צבע כדי למצוא את מה שאתה צריך מהר יותר. כאשר קיפול ניירות, לשאול את עצמך אם אתה באמת צריך אותם, ואם תוכל לפנות אליהם בעתיד - רוב מה שאנחנו מאחסנים "רק במקרה" אנחנו אף פעם לא משתמשים. נסה לא להתחיל את התיקייה "אחר" או "שונות" - סביר להניח, עם הזמן תוכלו לשכוח מה בדיוק יש.
נסו להציג את העיקרון "נייר - פעולה". אל תתנו את המסמכים והערות פשוט לשכב על השולחן, לשקול אותם כפעולה שאתה צריך לבצע: לדוגמה, כרטיס ביקור שבו מספר הטלפון נכתב הוא הזדמנות ליצור קשר חדש על הטלפון החכם או לרשום ביומן כי אתה צריך מישהו להתקשר
השתמש בתיבות וכלי אחסון אחרים.
לאחר שתעסקו בעיתונים, שימו לב לפריטים אחרים בשולחן העבודה שלכם. עם כל מה שאתה אוהב לבחור נייר מכתבים, עדיף לא לשמור אותם כל הזמן על השולחן, ולקבל לפי הצורך - כך יהיה יותר מקום ופחות אבק. עבור דברים קטנים, אתה יכול, למשל, להשתמש בקוביות ביצה. בתיבה נפרדת או במיכל זה שווה לשים את מה שאתה לא משתמש לעתים קרובות מאוד: למשל, שבץ, מחשבון או סרט דבק.
תיבות, תיקיות ומיכלי אחסון הם זולים (ניתן למצוא אותם איקאה), אבל הם יעזרו להשתמש במרחב העבודה הרבה יותר יעיל - הן במשרד והן בבית. בחר עמיד כי תימשך זמן רב - ואל תשכחו לחשוב על מערכת של תוויות המלטה, כמו במקרה של ניירות.
שמור את החוטים בסדר
כדי להפוך את שולחן העבודה נראה מנקה, אתה צריך להסתיר את החוטים ואת מיתרי הרחבה: אתה יכול לקנות מיכל מיוחד, או שאתה יכול לנסות לעשות את זה בעצמך - מתוך קופסת נעליים. אם אין הרבה מקום ואין מקום להסתיר את החוטים, אתה צריך לפחות בעדינות לקשור אותם, כך שהם לא מתערבים ולא מבולבלים.
מיון קבצים במחשב
נקודה חשובה נוספת בארגון של סביבת העבודה היא מיון קבצים במחשב. אם עדיין לא עשית זאת, הנח בצד שעה או שתיים כדי לארגן את המסמכים בצורה חדשה: זה מפחיד להמשיך, אבל אז תודה לעצמך. בדיוק כמו במקרה של ניירות רגילים, שיטתיות ותוויות נוח לך הם לעזר רב. אם לעיתים קרובות אתה צריך לעבוד עם גרסאות שונות של אותו מסמך, כדאי לשקול מערכת מתן שמות זה יהיה מובן לכל העובדים עובדים על המשימה. בנוסף, השם של כל גרסה חדשה, אתה יכול להוסיף את התאריך, ואם יש צורך, זמן - זה יהיה כל כך קל להבין כאשר השינויים האחרונים נעשו, ולהשוות גרסאות.
תיקיות שאתה לא צריך עכשיו, אבל יהיה שימושי בעתיד, אתה יכול ארכיון - כך יהיה קל יותר לנווט. עותק של המסמכים החשובים ביותר צריך להיות מאוחסן בשירות ענן - רק במקרה.
סדר שטח אחסון נוסף.
ייעוץ זה נדרש בעיקר עבור אלה שעובדים מהבית, ולא רק עם מסמכים, אלא גם עם חומרים רבים יותר: אם אתה משאיר ניירות על השולחן לסוף השבוע במשרד, זה לא כל כך מפחיד, אז בבית אתה רוצה את החלל להיות נקי ככל האפשר. לא לכל אחד יש משרד נפרד או שטח עבודה גדול, אבל במקרה זה יש מוצא. ניתן להוסיף מדפים תלויים מעל הטבלה או לארגן אחסון נוסף מתחת.
מחלקים את מקום העבודה לאזורים
זוהי טכניקה שימושית שתעזור לך להתמודד בצורה יעילה יותר עם משימות מגוונות: קח מקום לעבודה במחשב ואזור נפרד למשימות שניתן לפתור בלעדיו - עם מסמכים מודפסים או, לדוגמה, סיעור מוחות עם מחברת ביד. גם אם יש לך שולחן קטן, אתה עדיין יכול לאזור שטח: זה מספיק, למשל, כדי לעבור לצד השני או לשבת על הספה משותפת.
אם אתה עובד מהבית, חשוב מאוד להקצות מקום נפרד לעבודה (גם אם זה חלק שולחן מטבח או שולחן מתקפל קטן). זה הכרחי בעיקר כדי להפריד בין עבודה לחיים אישיים (עבודה מהבית זה יכול להיות קשה לעבור ממצב אחד למשנהו), אבל זה יכול להיות שימושי מנקודת מבט מעשית יותר. לדוגמה, כדאי להשתמש במחשב עבודה נפרד שאליו הילדים לא יתקרבו ולא ישברו ברגע הלא מתאים ביותר.
שמור על דברים בהישג יד
אנחנו חושבים שאתה החלת עיקרון זה בכל מקרה, אבל זה יהיה שימושי להגיד את זה שוב. בעת הגדרת המשרד הביתי, ארגון החלל וקביעת איפה זה או משהו זה יהיה לשקר, להתחיל בעיקר מפני איך העבודה מובנית. הדברים הדרושים ביותר תמיד צריכים להיות בהישג יד, אחרת להיות מונחה על ידי איך אתה משתמש אובייקטים - לדוגמה, לשמור על נייר ליד המדפסת, ומדבקות - ליד האזור שבו אתה בדרך כלל לעבוד עם מסמכים או לקרוא ספרים הדרושים לעבודה.
לטפל בדברים שגורמים לך להרגיש טוב יותר.
לחשוב על מרחב העבודה, לא לשכוח נוחות - גם בדברים קטנים. חשוב מאוד לבחור כיסא נוח, כך שאין כאב בגב ובצוואר, לטפל בתאורה מספקת (אם הוא כהה במשרד, לקנות מנורת שולחן) ועוד דברים שיכולים לעשות עבודה במשרד טוב יותר - למשל, כרית מתחת לפרק היד, אשר עוזר למנוע את הופעתה של תסמונת המנהרה, או רגל, אשר מאיר את העומס על הגב והצוואר.
אל תאכל ליד השולחן שלך
אף על פי שהעצה זו אינה נוגעת לארגון החלל, אלא לארגון תהליך העבודה, ונראה ברור, הם עדיין מוזנחים לעתים קרובות - אך לשווא. כאשר אתה אוכל ליד השולחן שלך, אתה יכול לאכול יותר (כאשר אנחנו עסוקים, אנחנו לא שם לב כמה אנחנו אוכלים, גם אם אנחנו לא רעבים, ולעתים קרובות אנו בוחרים לא חטיפים שימושי ביותר). בנוסף, הפסקת צהריים (אם כי קטן) יסייע להסיח את הדעת מן העסק ולחזור אליהם עם כוחות חדשים.
אם לא ניתן להימנע מחטיפים ליד שולחן העבודה שלך, בחר מזון שאינו מתפורר, נשפך או כתם (טלטול פירורים מהמקלדת או שפיכת מרק על מחשב נייד עובד הוא הזדמנות עצובה), נסה להיזהר ולא להפריע לאחרים (ריח חזק של מזון יכול להיות לא נעים לעמיתים), לנקות אחרי עצמך להיות בטוח לנגב את השולחן לאחר ארוחת הערב.
תמונות: CB2, Blu Dot, IKEA, חנות עיצוב מומה