רשימת בדיקה: 8 סימנים לכך שאינך יודע כיצד להקצות זמן
אלכסנדר סווינה
זה נראה להעריך את היעילות של מיומנויות ניהול זמן פשוט מאוד: אם יש לך זמן לעשות את כל העבודה בתוך פרק זמן מסוים או מסוגלים להאיץ במצב קריטי לעשות את המשימות במהירות האפשרית, אז הכל בסדר. אבל לפעמים בעיות עם הקצאת הזמן הם לא כל כך ברור - למשל, אם יש לך זמן לכל דבר, אבל מעת לעת אתה מרגיש שאתה פועל על גבול האפשרויות. אנחנו מבינים איך להבין את זה - ומה לעשות בקשר לזה.
1
אינך יכול להעריך את משך הזמן שתנקוט בפעולה שלך.
אם אתה מבחין כי אתה steable מאוחר במשך חמש עד עשר דקות (כדי לעבוד, להיפגש עם חברים ובכל מקום שאתה נמצא), אולי הבעיה היא שאתה לא לגמרי מבין כמה זמן יש לך משימות שונות. זה קורה - נראה שאתה בטוח שהעניין הוא פשוט, ורק בסוף אתה מבין שאתה צריך עוד עשר דקות.
החדשות הטובות הן שאתה יכול להתמודד עם זה: אם אתה מבחין נטייה לתכנן הכל באותו זמן, פשוט שכב על כל מקרה פעמיים את הזמן - או לפחות אלה חמש עשרה דקות נוספות. אנשים רבים משתמשים בטכניקה זו בעת תכנון יום העבודה שלהם: זכור כי כוח עליון בלתי צפוי תמיד יכול להיות מוכנס לתוך רשימה הרמונית של משימות.
2
אין לך תוכנית ברורה ליום.
רשימת מטלות היא אחד הכלים הפשוטים והיעילים ביותר לניהול זמן: הודות לה, אתה יכול בקלות להבין כמה זמן יש לך בילה על משימות והיכן המערכת קורסת. כל זה, כמובן, לא אומר שאתה צריך לסמוך על היום עד לרגע - אבל לפחות להבין את רשימת השאלות ולחשוב על מה ובאיזה רצף אתה תהיה עוסקת תמיד שימושי.
רבים מהעבודה ומחוצה לה הוא הקשה על ידי התחושה כי יש יותר מדי בעיות ולא ברור איזה מהם לקחת מלכתחילה. היומן או התוכנית העסקית יפתרו את הבעיה ויוסיפו פרטים ביום: רשימת הפריטים מפחידה הרבה פחות מהתוהו ובוהו בראשי.
3
אתה חושש להאציל
"אם אתה רוצה לעשות משהו טוב, עשה זאת בעצמך" - רעיון פופולרי, אבל לא פרודוקטיבי ביותר: תמיד יש את הסיכון לאיסוף כל כך הרבה דברים שאתה פשוט לא יכול להתמודד איתם. אם אתה רגיל לעקוב אחר התהליך מההתחלה ועד הסוף ולא מוכנים לשחרר שליטה, אבל זה מתחיל להפריע פרודוקטיביות, לשקול אם זה הזמן להאציל חלק המשימות למישהו אחר.
ואם אתה עוזב את שאלות העבודה, אתה עדיין לא מוכן, אז זה בהחלט אפשרי להפקיד את הניקוי למישהו אחר, ובמקום בישול אחרי יום עמוס - סדר מזון בבית. זמן חופשי ניתן לבלות על מנוחה - להיות פרודוקטיביים יותר למחרת.
4
אין לך עדיפות
כדי לייעל את הזמן, זה לא מספיק כדי להבין מה שאתה צריך לעשות ביום - אתה גם צריך להעריך מה חשוב לעשות עכשיו ומה יכול לחכות. "לעתים קרובות אנו לדחות משימות חשובות, אלה להפעיל לחץ עלינו - בגלל המאמץ הנפשי שאנחנו צריכים לשים כדי להתרכז בהם", אמר המאמן קימברלי מדלוק.
קל יותר להגיב על תריסר מכתבים, אם כי הם אינם דורשים תגובה דחופה, מאשר לקחת דו"ח גדול וחשוב שיש להגיש בהקדם האפשרי - אם כי זה יותר פרודוקטיבי לשים לב השנייה. אם זה המקרה שלך - לנסות לשקול מחדש את סדרי העדיפויות: לא משנה כמה קשה לקחת על עצמו את רוב העבודה, אתה בהחלט תהיה אסיר תודה לעצמך שעשית את זה.
5
אתה מנסה לעשות עשרה דברים בבת אחת.
לא כל המומחים לשקול ריבוי משימות כדי להיות כזה רעיון טוב. ואם קל להתמודד עם שני מקרים מכניים (לדוגמה, האזנה לפודקאסט ובו זמנית), שתי פעולות הדורשות תשומת לב מתמשכת (לדוגמה, צפייה בסדרת טלוויזיה וניסיון להגיב לדוא"ל בו זמנית) קשה יותר לשלב - סביר להניח שתזדרזו במהירות לעבור ממשימה אחת לאחרת.
בניגוד למה ההיגיון מכתיב, אתה כנראה יהיה מהר יותר להתמודד עם המקרה אם אתה שם לב רק אליו. אתה יכול לנסות את המפורסם "טכניקה עגבניות": להתחיל טיימר במשך עשרים וחמש דקות ולא להיות מוסח על ידי משהו בשלב זה - כאשר הזמן הוא מעלה, אתה יכול לקחת הפסקה של חמש דקות.
אתה יכול לנסות שיטות פחות מחמירות - לדוגמה, להקצות זמן מסוים עבור משימה מסוימת (המועד האחרון גורם לך לעבוד מהר יותר - העיקר לא להגזים) או פשוט לנסות למזער גירויים חיצוניים. התחל עם דוא"ל: במקום למהר לבדוק את זה פעם אחת בכל חצי שעה, להפריש כמה דקות פעמיים או שלוש פעמים ביום.
6
אתה לא מרגיע
אחרי שנות הסטודנט, רבים יעמדו בפני תגלית קשה: לא לישון כל הלילה, ואז, כאילו כלום לא קרה, הם לא יכולים לעשות עסקים. אתה עצמך כנראה הבחין כי בימים שבהם אתה לא ישן או פשוט יש עייף מאוד, אתה מקבל מוסחת לעתים קרובות יותר, ואת העבודה הולך הרבה יותר לאט ממה שהוא יכול.
במקרים כאלה, תמיד יש סיכון של נפילה לתוך מסוכן מסוכן כאשר אתה מבין שעשית מעט מאוד במהלך היום ולסיים דברים מאוחר בלילה - כך שאתה לא מקבל מספיק לישון למחרת ולעבוד פחות ממה שאתה יכול. אם אתה תופס את עצמך על זה, יודע כי עוזר הטוב ביותר של פרודוקטיביות הוא חלום טוב (לא לשכוח את ההיגיינה שלה!).
7
אתה לא יודע איך להגיד לא
יותר מדי משימות פשוט בלתי אפשרי להשיג: מנסה לעשות הכל בבת אחת, בשלב מסוים, ייתכן שיהיה עליך להקריב או איכות או תנאי. תמיד יש את הסובבים אותך המבקשים טובה או שירות, נראה לך כי אין שום דבר רע עם עסק אחד קטן - עד שאתה מבין כי בקשות רבות להפריע שלך, הרבה יותר חשוב לך עניינים.
זה קל כמו overestimate כמה משימות אתה יכול לקחת על עצמו, כמו גם לעשות טעות עם הזמן הדרוש להם - וכל זה, בתורו, יכול להוביל לשחיקה. לכן חשוב כל כך ללמוד להגיד "לא" בזמן: עדיף מיד לסרב לעשות משהו מאשר למלא את המועד, לעשות הכל רע, או רק כדי לקבל מותש.
8
אתה מנסה לשחזר את הקצב שלך
העצה השכיחה ביותר שניתן לשמוע כאשר מדובר על התפוקה היא: "פשוט קום מוקדם לעשות יותר בבוקר" - זה מה אנה וינטור, טים קוק ריצ'רד ברנסון כביכול לעשות. אולי בהשראת הדוגמה שלהם, אתה קם בחמש בבוקר להתאמן, להיפגש עם חברה שלך בארוחת הבוקר ולהיות ליד שולחן המשרד כבר בתשע - אבל במקום עליזות ונכונות לסיים במהירות את העניינים אתה מרגיש המום ועייף.
למרבה הצער, אין מתכון אוניברסלי עבור הפרודוקטיביות. ייתכן שיהיה לך יותר קל להתאמן ולפגוש עם חברים לא מוקדם בבוקר, אבל בערב אחרי העבודה - ואת השיא של הפרודוקטיביות שלך הוא לא בשעה תשע בבוקר, אבל בשעה שלוש אחר הצהריים, לאחר הפסקת צהריים. במקום לנסות להיות עינויים, להקשיב לגוף - כך תרגיש הרבה יותר טוב.
תמונות: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com