אחרון spurt: איך להתמודד במהירות עם ענייני עבודה

אלכסנדר סווינה

עד סוף השבוע (וגם בסוף השנה) הרצון היחיד שלנו הוא במהירות להתמודד עם העבודה ולבסוף להתחיל לנוח. יש מגוון עצום של ספרים ומדריכים על ניהול זמן - למצוא מה מתאים לך לא קשה. למי עדיין לא מוכן להתעמק ברצינות לתוך הנושא, אספנו כמה טיפים וטריקים שיסייעו להתמודד עם ענייני עבודה מהר יותר ולהפוך אותך פרודוקטיבי יותר.

אין לחפש ריבוי משימות

העצה הפשוטה שמעטים באמת עוקבים אחריה: כדי להתמודד עם משימה במהירות ובטוב, מוטב לעשות את זה לבד, ואם אפשר, לחסל כל הסחות דעת. לא כל אחד מסוגל להתרכז באותה מידה גם בכמה דברים בעת ובעונה אחת, במיוחד אם כל אחד מהם דורש טבילה והקשב - בגלל זה, איכות העבודה סובלת.

חדרי עבודה צ'אט, שליחים מיידיות, דואר אלקטרוני - כל זה מאוד מסיח את הדעת. תחשוב על איך אתה יכול להיפטר הסחות דעת - למשל, לא מגיבים מיד, ברגע הודעה על הודעה חדשה צץ, להקליט משימות צד שלישי המתעוררים במהלך העבודה כדי לפתור אותם מאוחר יותר, או קבוצה משימות דומות ולהקצות זמן במהלך היום כדי לפתור אותם. זה האחרון יאפשר הסחת דעת פחות - אין צורך לבנות מחדש מסוג אחד של משימות אחרת. על פי עיקרון זה, נדרשת משמעת וסיבולת רצינית - אך התוצאה לא תימשך זמן רב.

לתכנן את יום העבודה שלך

רשימת מטלות היא טכניקה פשוטה עושה את העבודה הרבה יותר קל: אתה יכול להעריך את כמות המשימות בפועל ולהגדיר מועדים מציאותיים להם להשלים. לא משנה כמה אתה רוצה להאמין בהיפך, אבל כל המשימות יש דרגות שונות של חשיבות - לכן, בעת תכנון העבודה שלך, לקבוע סדרי עדיפויות. קחו את הזמן של היום אתה פרודוקטיבי ביותר, ולנסות לפתור את המשימות החשובות ביותר וקשה בשלב זה. לדוגמה, אנשים רבים רגילים יותר להתחיל את היום עם בדיקת הדואר העבודה שלהם, אבל זה לא תמיד הפתרון הטוב ביותר - אם אתה פעיל ביותר בבקרים לפני שאתה מתעייף לאבד את תשומת הלב, עדיף לעזוב הפעם את המשימות הקשות ביותר או יצירתיים הדורשים ריכוז.

מפגשים יכולים לעתים קרובות לשבור יום - לדוגמה, אם הם מוחזקים כמה שעות לאחר תחילת יום העבודה, שעבורו אין לך זמן להשלים לפחות משימה אחת. כאשר מתכננים את הזמן שלך, לחשוב אם יש לך זמן לעשות משהו לפני ואחרי הפגישות או ביניהם - אולי קל יותר לדחות את הפגישה בבוקר? בנוסף, העבודה היא בלתי צפויה, ואתה יכול להיות משימות בלתי צפויות בכל עת. לכן, עדיף כי התוכנית ליום לא היה צפוף מאוד והיה מספיק זמן הפתעות - לסמוך על 5-6 שעות של עבודה רציפה.

קבע לעצמך מועדים - והדק אותם

אחת הסיבות מדוע אנחנו לא יכולים להתמודד עם המשימה מהר יותר - היעדר מועד ברור: העבודה לעתים קרובות לוקח את כל הזמן שהוקצה לו. מועדי המשימות הקשים חשובים במיוחד: לעתים קרובות אנו מקצרים ומציירים עבודה במשימה קשה, משום שהיא נראית לנו אדירה - מועד אחרון ברור עוזר להפוך אותה ליותר מובנת.

ראשית, נסה לצמצם את העבודה על משימה שבשבילו אתה מבלה בדרך כלל כמה שעות, במשך חצי שעה - אולי אתה בעצמך לא תבחין איך להתמודד עם הכל מהר יותר מהרגיל. נכון, כדאי להיות זהיר כאן - להגדיר לעצמך מועדים ריאליסטיים (לא לנסות לעשות את כל העבודה של היום בתוך שעתיים) ולא מביאים את עצמך אם אתה לא יכול לנהל את המשימה בזמן המוקצב: אתה לא עובד במתח מתמיד ולא פאניקה.

לבלות פחות זמן עם משימות לא חשוב.

לא כל משימות העבודה חשובות לא פחות - ולכן זה לא שווה לבזבז את הזמן על אותם. סיימון ריינולדס, מורה עסקי, מייעץ להשאיר עשר דקות או אפילו פחות עבור משימות קטנות: לרוב הם אינם דורשים ביצועים מושלמים, כך שתוכל לתרום אותם לעשות משימות חשובות יותר. לדברי ריינולדס, אפשר לחסוך עד 90 דקות ביום - העיקר הוא לנסות לצמצם את הזמן למשימות בכוונה כמה פעמים ביום. בנוסף, אחת הדרכים הטובות ביותר להיכנס לקצב בתחילת יום העבודה היא לבצע קטן (זה חשוב!) ולא המשימה הקשה ביותר. זה דומה לאימון בבוקר: תרגיש טוב יותר ותוכל לעשות דברים אחרים.

טכניקה שימושית נוספת - לנסות להוציא על קבלת החלטות רק רגע. לעתים קרובות אנו מבלים הרבה זמן לחשוב על זה, אבל לא תמיד ההחלטות שנעשות להיות טוב יותר. אם אתה מבחין כי לעתים קרובות אתה יודע את ההחלטה הנכונה, אבל לקחת זמן, לנסות להגדיר לעצמך מועד אחרון של 60 שניות.

בחר ערכת ניהול זמן מתאים.

ישנן טכניקות רבות כדי לעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר טוב לבנות את היום שלך - העיקר הוא למצוא את שלך. אחת הנפוצות ביותר היא "טכניקת העגבניות" (היוצר שלה השתמש בטיימר בצורת עגבנייה). זה מבוסס על לוגיקה פשוטה: אנחנו צריכים זמן כדי להיות מעורב בעבודה ולבצע אותו ביעילות, ואת הזמן לנוח. "טכניקת עגבניות" מרמז כי אתה מחלק את העבודה שלך לגושים - "עגבניות".

אתה צריך להגדיר טיימר במשך 25 דקות (זה אחד "עגבנייה"), במהלכה אתה רק תעשה עבודה, מבלי להיות מוסחת על ידי שום דבר אחר. לאחר צלצול שעון העצר, קח הפסקה של חמש דקות ולאחר מכן הפעל בלוק חדש. לאחר שלושה או ארבעה בלוקים של 25 דקות, לקחת הפסקה ארוכה יותר לנוח במשך 15-30 דקות.

אתה לא צריך להקפיד על הדמויות האלה: מרווחי זמן יכול להיות כל, העיקר הוא לא קצר מדי - אחרת לא יהיה לך זמן לעשות כמות מסוימת של עבודה מבלי להיות מוסחת. טכניקה זו היא יעילה מאוד: עבור בלוק של זמן שבו אתה לא עושה שום דבר אחר מאשר עבודה, אתה יכול לתפוס הרבה יותר. בנוסף, ב "עגבניות" אתה יכול למדוד כמה זמן אתה מבלה על משימה מסוימת - ועדיף לתכנן את הזמן שלך.

תחשוב על מה שאתה יכול לסרב

חשוב כראוי להעריך בקפידה את כמות העבודה שלך - אז זה יתברר מהר יותר. המאמן מארק מקרטני מייעץ בדם קר להשליך את כל הדברים המיותרים: להעריך אילו משימות שלך הם החשובים והחשובים ביותר, אשר אתה יכול לעזוב בבטחה (טוב, או לנסות להאציל). לדברי מקרטני, לעתים קרובות אנו מסכימים לעשות משהו על המכונה, בלי לחשוב על מה המשימה הזאת חשובה ואם זה באמת כל כך חשוב.

גישה קריטית מסייעת להפוך את החיים לקלים יותר ולתעדף. בפועל, המלצה זו עוסקת בעיקר בדואר אלקטרוני - חשוב כיצד תוכל לייעל את התהליך (לדוגמה, השתמש בתבניות או בתגובות אוטומטיות עבור הודעות דוא"ל שאינן דורשות תגובה מתחשבת) והאם כל ההודעות שוות מענה.

קח הפסקות

אתה כבר יודע את זה: אדם עייף פשוט לא יכול לעבוד ביעילות. לעתים קרובות, כדי לעשות יותר, אנו שואפים לעבוד זמן רב יותר ללא הפסקות, אם כי כדאי לעשות בדיוק את ההפך. מי שנטש את ההרגל של התלמיד לישון במשך כמה שעות ביום יודע מניסיון שאם אתה מקבל מספיק לישון יש מנוחה טובה מהעבודה בערבים, אתה תהיה הרבה יותר פרודוקטיבי ולהיות מסוגל לעשות הרבה יותר מאשר אם באת לעבוד חצי ישן. כמו כן, להשהות ככל האפשר. באותו זמן (וגם אתה יודע את זה) ההפסקה צריכה להיות באיכות גבוהה: אתה לא צריך לתקוע את הטלפון החכם או להתחיל לדפדף דרך פייסבוק - עדיף להתרחק מהמחשב במשך זמן מה להסיח את זרימת המידע.

להיות כנים עם עצמך

אולי העצה החשובה ביותר: רק אתה יכול להבין בדיוק מה מעכב את הפרודוקטיביות שלך. לעתים קרובות יש לנו פחות זמן בגלל הרגלי הוקמה - וכאן אנחנו צריכים להודות בכנות כי כדאי לשנות. כאשר אתה בא לעבודה, אתה מבלה עשרים דקות להיות מעורב בתהליך? האם אתה אוהב לשתות קפה עם עמית לאחר ארוחת הצהריים? כל הזמן מעבר בין משימות ולא יכול להתרכז דבר אחד? מקל על שליחים? אתה יודע מה לעשות.